A. Latar Belakang
Teknologi informasi salah satu teknologi yang berkembang cepat pada saat ini. Penggunaa analat bantu komputer sebagai salah satu sarana penunjang dalam sistem informasi dapat memberikan hasil lebih baik dan akurat untuk output sebuah sistem.
Bengkel Jaya Motor salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang perbengkelan mulai dari bentuk variasi, penjualan oli dan service yang membutuhkan keberadaan suatu sistem untuk meningkatkan kualiatas pelayanan kepada pelanggan, khususnya di bagian penjualan sangat dibutuhkan keberadaan sistem yang baik sebagai penunjang dalam devisi yang melayani mulai dari proses penjualan, pemesanan sampai pengiriman.
Masalah administrasi penjualan merupakan salah satu permasalahan yang selalu dihadapi oleh para pengambil keputusan baik dalam bidang pemesanan barang maupun dalam bentuk penjualan barang itu sendiri. Sistem administrasi penjualan dibutuhkan karena pada dasarnya permintaan yang tidak braturan. Dan proses administrasi dilakukan untuk menjamin adanya kepastian dalam ketepatan waktu serta memudahkan dalam pencatatan pemesanan maupun penjualan barang itu sendiri sehingga dapat terselesaikan pada waktu yang telah ditentukan.
Salah satu masalah dalam sistem penjualan pada Bengkel Jaya Motor adalah lambatnya pengerjaan dan pendataan, karena masih terdapat kesulitan dan kelemahan-kelemahan yang dihadapi dimana kegiatan pengelola data administrasi penjualan tersebut masih dilakukan secara manual, dimana dalam membuat surat pesanan sampai pada pengiriman barang masih dilakukan secara manual dengan menggunakan nota sebagai bukti pesanan dan pengiriman sehingga masalh transaksi sering terjadi kesalahan dan keterlambatan dalam pengerjaan pengiriman barang karena sulitnya mencari data transaksi yang sudah dilakukan karena tidak ada backup data transaksi sebagai bukti sehingga mengakibatkan keterlambatan pengiriman jika data tersebut hilang yang mengakibatkan hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap usaha tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, menjadi faktor pendorong bagi penulis dalam melakukan penelitian yang penulis tuangkan dengan judul “Perancangan Sistem Administrasi Pada Bengkel Jaya Motor“.
B. Rumusan Masalah
Pentingnya pengelolaan administrasi yang baik dan akurat diharapkan dapat memberikan acuan sebagai sarana untuk mengopyimalkan seluruh pencatatan barang maupun jasa. Berdasarkan hasil pengamatan dan riset, penulis mendapat beberapa masalah yang sering terjadi yaitu :
- Bagaimana pelanggan dalam pencarian sparepart masih cenderung sulit dan menunggu lama dikarenakan pencatatan data masih manual ?
- Bagaimana mengurangi kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam pembuatan laporan penjualan ?
- Bagaimana mengurangi keterlambatan pembelian sparepart dikarenakan data yang diteriman kurang tepat ?
- Bagaimana cara mempermudah pencarian data transaksi karena tidak adanya backup data transaksi?
- Bagaimana memantau persediaan stok barang yang belum real time ?
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
- Manfaat Penelitian
Dengan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu rancangan sistem untuk aplikasi sistem informasi mengenai sistem penjualan pada Bengkel Jaya Motor yang akurat dan tepat waktu, serta memudahkan dalam pengelolaan administrasi penjualan.
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Merancang atau membuat suatu sistem administrasi yang berbasis komputer secara sistematis, tepat, cepat dan akurat.
2. Dapat mernacang sebuah aplikasi yang dapat mengurangi kesalahan maupun ketidak tepatan harga
D. Batasan Masalah
Pada skripsi ini penulis membatasi masalh dengan membuat sebuah sistem yang akan digunakan untuk pengolahan data administrasi dan hanya meliputi proses pelayanan pelanggan sampai pelanggan melakukan transaksi pembayaran pada bengkel Jaya Motor apabila pelanggan sudah melakukan pembelian barang atau pelanggan sudah melakukan service kendaraan di bengkel tersebut. Dan sistem ini hanya menggunakan sistem pembayaran tunai atau cash.
E. Metodologi Penelitian
1. Metode Penelitian
Metode yang digunakan adalah mengamati sistem administrasi di bengkel Jaya Motor.
2. Obyek Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Bengkel Jaya Motor di Karangkobar Kabupaten Banjarnegara.
3. Data yang diperlukan
- Data yang berhubungan dengan masalah pada bengkel Jaya Motor
- Catatan atau data lain yang berkaitan dengan subtansi penelitian.
-
- Cara pengumpulan Data
- Dokumentasi, yaitu data yang diperoleh dengan mengutip catatan atau dokumen di Bengkel Jaya Motor
- Wawancara, yaitu mengadakan tanya jawab pada pihak yang berkepentingan agar penelitian yang dilakukan sesuai dengan masalah yang terjadi serta mengumpulkan data-data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang sering terjadi pada bengkel tersebut.
- Study Pustaka, yaitu Mengumpulkan data dengan cara referensi-referensi serta literatur untuk membantu dalam mengumpulkan informasi serta dapat menjadi bahan acuan dalam penyelesaian penelitian ini.
- Sumber data
- Data primer, yaitu data yang digali langsung oleh peneliti di Bengkel Jaya Motor.
- Data sekunder, yaitu data yang diperolehdari study pustaka dan literature yang ada kaitannya dengan penelitian ini.
- Metodologi Perancangan Sistem
Metodelogi Perancangan pada sistem ini menggunakan metodologi perancangan sistem waterfall. Yang artinya suatu bentuk pengembangan sistem yang digunakan untuk menggambarkan tahapan awal dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Berikut adalah langkah-langkah tahapannya :
- Analisis Sistem
- Design
- Implementasi
- Pengujian
- Maintenance
F. Sistematika Penulisan
Untuk membahas permasalahan yang telah disampaikan diatas dibuatlah sistematika penulisan. Adapun sistematika penulisan tersebut adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan : Latar belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang penjelasan, pengertian, landasan toeri tentang analisa dan perancangan sistem berorientasi obyek serta teori pendukunglainnya yang berkaitan dengan masalah yang akan di bahas.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini membahas mengenai tinjauan organisasi, uraian prosedur, analisis sistem yang digunakan sebagai dasar pembuatan aplikasi yang akan dibangun. Disamping itu juga bab ini membahas tentang permodelan sistem yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya. Penggambaran ini menggunakan Unified modeling languange (UML) yang berupa activity diagram, use case diagram, class diagram, sequence diagram dan kemudian mengidentifikasi kebuhan sistem yang akn dating.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini menjelaskan tentang uraian spesifikasi program dan pengelolaan data yang terdiri dari hasil tampilan program, skenario pengujian, rancangan kode, rancangan pengeluaran, rancangan pemasukan, rancangan dialog layar yang berupa struktur tampilan layar serta rancangan activity diagram.
BAB V PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan beberapa saran yang diharapkan bermanfaat sebagai bahan perimbangan untuk pengembangan nantinya.
G. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dengan proses perancangan sistem administrasi ini, maka dapat disimpulkan perubahan-perubahan yang terjadi didalam bengkel Jaya Motor ini yaitu :
- Tidak adanya duplikasi terhadap kode dan nomor bukti yang digunakan.
- Perubahaan terhadap alur dokumen, yang mana setelah perbaikan sistem ternyata lebih cepat, akurat, dan baik karena sudah dilakukan dengan pengelolahan data secara komputer.
- Perubahaan juga dijumpai terhadap struktur organisasi, yang mana seharusnya data-data atau informasi lainnya diperoleh dari bawahan atau atasan kini kita secara mandiri dapat memperolehnya dari komputer sendiri.
Saran
- Perlunya pelatihan diadakan terhadap operator yang akan menggunakan komputer ini.
- Pembuatan terhadap Backup file-file yang penting bagi lembaga sebaiknya dilakukan setiap akhir bulan
DAFTAR PUSTAKA
Alfatah, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta.
Penerbit : Andi Offset.
Arief, M. Rudyant. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000 .Yogyakarta. Penerbit : Andi Offset.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Penerbit :Andi Offset.